Was wir besser machen sollten im Projektmanagement ...

Veröffentlicht auf 3. Juli 2008

Warum IT-Projekte scheitern wissen wir wahrscheinlich alle und haben es bestimmt auch schon am eigenen Leib erfahren. Wir haben uns dann geärgert und geschworen, es das nächste mal besser zu machen.

Aus eigenen Projekten habe ich folgende wichtige Punkte mitgenommen, die mir helfen sollen die gröbsten Fehler zu vermeiden und die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Projektdurchführung zu erhöhen.

Kommunikation
Als Manager lebt man von der eigenen Fähigkeit zur Kommunikation! Die Stakeholder und der Projektsponsor müssen zufrieden gestellt, den Mitarbeitern die notwendigen Informationen zugänglich und Anforderungen vermittelt werden. Es muss eine offene Kommunikationspolitik gefördert werden, da kritische Stimmen all zu gerne überhöht werden. Dabei muss gerade ihnen extra Aufmerksamkeit geschenkt werden, da sie meist wichtige Hinweise über Probleme liefern.

Stakeholder
Stakeholder sind nicht nur Geld- und Auftraggeber! Zu den Stakeholdern gehört jeder, der an dem Projekt in irgendeiner Form mitarbeitet oder ein Interesse am Verlauf oder Ergebnis des Projektes hat. Alle diese Interessen müssen in gebührendem Maße berücksichtigt werden, denn die Motivation aller Beteiligter ist letztendlich entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg eines Projektes. Dabei soll es nicht Sinn der Sache sein es jedem recht zu machen, aber Probleme müssen frühzeitig erkannt und Kompromisse zwischen den verschiedenen Interessen gefunden werden, um eine konstruktive Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Analysieren, überwachen und steuern
Man kann nicht auf was reagieren, dass man nicht sieht, man kann nichts verbessern, dass man nicht messen kann.
Es ist deshalb für den Projektmanager wichtig seine Arbeitsprozesse zu kennen, seine Arbeitsergebnisse bewerten zu können und geeignete Metriken zu finden, um den eigenen Arbeitsfortschritt messen zu können und um Abweichungen feststellen zu können. Risiken und Fehlentwicklungen können so frühzeitig entdeckt und entgegengewirkt werden. Werden bei den Messungen Schwachstellen entdeckt bietet dies die Möglichkeit zu optimieren. Risiken können dadurch gemindert und die Effizienz erhöht werden.

Dokumentation
Die Dokumentation ist besonders wichtig für 2 Bereiche: Entscheidungsfindung und Informationsbewahrung.
Entscheidungen können nur nachvollzogen werden, wenn sie belegbar und nachvollziehbar sind und jeder Verantwortliche wird irgendwann in die Situation geraten sich rechtfertigen zu müssen. Des Weiteren können nur gesammelte und dokumentierte Informationen an die Mitarbeiter weitergegeben werden. Eine gute Dokumentation ist also ein wichtiger Bestandteil von offener Kommunikation.

Die Welt verändert sich
Was heute gilt, ist morgen schon veraltet. Es ist daher für ein Projekt überlebenswichtig sich verändern und anpassen zu können.
Änderungen sollten durch die nötige Flexibilität in der Planung ermöglicht werden.
Denn den Wert eines Produktes bestimmt nicht, ob es hochtechnologisch ist oder irgendwelchen ehemaligen Vorgaben entspricht, denn diese können falsch formuliert oder falsch verstanden werden. Den Wert eines Ergebnisses bestimmt die Zufriedenheit der Stakeholder und die Fähigkeiten bzw. der erfüllte Zweck des Ergebnisses im praktischen Einsatzes.

Der Projektstart
Schätzungsweise 70% aller Projekte schlagen fehl, weil grundlegende Fehler bereits in den ersten Monaten gemacht wurden.
Ein häufiger Fehler ist, dass der Analyse- und Planungsphase nicht genug Aufmerksamkeit geschenkt wird, weil sie nichts Verwertbares produziert. Dies rächt sich meist bei der Umsetzung, da Anforderungen fehlen, Rahmenbedingungen falsch eingeschätzt wurden oder ein unvollständiges Verständnis der Thematik besteht. Es werden auch gerne Projekte gegen den Willen ihrer Umwelt durchgeführt, man kann aber niemandem etwas aufzwingen, selbst wenn es noch so sinnvoll erscheint.

Aber auch wenn man diese Punkte befolgt, Projekte sind zu verschieden, als dass es ein allgemeine gültiges Rezept für alle gibt. Daher können selbst Projekte scheitern, bei denen eigentlich alles richtig gemacht wurde. Nur die Wahrscheinlichkeit ist geringer ...


Was halten Sie von diesen Punkten? Gibt es weitere wichtige?
Wie ist Ihre Erfahrung in Software-Projekten?

Geschrieben von Robert Bullinger

Veröffentlicht in #Projektmanagement

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